総務という仕事

• 複数拠点のオフィス什器・空調・セキュリティ設備の保守手配(例: 故障した空調の修理業者を手配する、入退室用のICカードを管理する)
• BCP(事業継続計画)の策定・見直し(例: 大地震が起きた際に社員がどう避難し、どの業務を優先して再開するかを文書にまとめる)
• 年1〜2回の防災訓練の企画・実施(避難経路の確認、消火器の使い方講習など)
• 災害備蓄品(水・食料・簡易トイレ等)の在庫管理と入れ替え
• オフィス移転・レイアウト変更プロジェクトの推進(引っ越し業者や内装業者との調整)

複数拠点(数拠点〜数十拠点)の設備トラブル対応窓口を兼ねており、故障連絡が入るとその都度、修理業者の手配や代替対応を調整します。BCP(事業継続計画)の文書はWordで作成し、災害時の避難フローや優先業務の一覧を定期的に見直します。設備の保守契約や備蓄品の在庫管理にはExcelの台帳が使われ、年1〜2回の防災訓練は避難経路の確認から消火器の使い方講習まで、当日の進行台本も含めて自分で組み立てます。オフィス移転のような大型プロジェクトが動く時期は、内装業者・引っ越し業者との調整が一気に増えます。

• 一つのことにじっくり専念したい人(同時並行のタスクが多いため)
• 起きるかどうか分からないことへの備えに、モチベーションを感じにくい人
• 現場に出向くより、デスクワークに専念したい人

• 施設管理・ファシリティマネジメント(建物や設備を経営視点で管理する専門分野)の専門職へ
• 危機管理・BCP推進の専門部署へ

• 文房具・備品の発注や在庫管理(例: コピー用紙や掃除用品が切れないよう定期的に注文する)
• オフィスの清掃業者・警備会社とのやり取り(例: 清掃の質に問題があれば業者に改善を依頼する)
• 簡易的な防災訓練や避難経路の周知(例: 年1回、社員向けに避難経路の確認会を開く)
• 備品の修理・交換手配(例: 壊れた椅子やコピー機の修理業者を呼ぶ)
• オフィスレイアウトの見直し(座席配置の変更、机の配置換えなど)

備品の在庫確認・発注は週次〜月次のルーティンで、在庫リストの管理にはExcelが使われます。清掃業者や警備会社との契約・日常的なやり取りも担当し、清掃の質に問題があれば直接改善を依頼するなど、業者対応の窓口を一手に引き受けます。防災訓練は年1回程度、避難経路の周知や簡単な確認会という形で実施することが多く、上場企業のような大掛かりなBCP文書の整備までは求められないことが一般的です。専任の担当者がいない分、備品の修理手配からオフィスレイアウトの見直しまで、思いついた課題にその都度対応していくスタイルになります。

• 一つの専門分野を深く極めたい人
• 予算や人手が限られる中で工夫する状況にストレスを感じる人
• 専門知識が求められる場面で、相談できる先輩がいないと不安になりやすい人

• 総務全般を統括するマネージャー職へ
• 上場企業・大手企業の専任の施設管理職への転身も

• 招集通知(株主に総会の日時・議題を知らせる正式な書類)の作成・発送手配
• 株主からの質問を予測して回答を準備する「想定問答」の作成(例: 業績が悪化した理由を聞かれたときにどう答えるかをあらかじめ用意する)
• 総会当日の会場設営・進行台本(シナリオ)の作成、司会や役員のリハーサル調整
• 取締役会・監査役会など各種会議体の日程調整、資料取りまとめ、議事録作成
• 法務部門やIR(投資家向け広報)部門と連携した開示資料のすり合わせ

株主総会シーズン(3月決算企業なら6月前後)に向けて、3〜4ヶ月前から招集通知の原稿作成、想定問答集の準備を進めます。想定問答は過去の質問傾向や当期の業績・トピックを踏まえて数十〜100問規模を用意することもあり、WordやExcelで管理します。総会当日の進行台本(シナリオ)作成やリハーサルの調整も担当し、台本通りに進まない場面に備えて役員への質問想定の共有も入念に行います。取締役会など他の会議体の事務局を兼ねる場合は、月1回程度のペースで日程調整・資料取りまとめ・議事録作成のサイクルが続きます。

• 決まった手続きより、自由な発想で動く仕事を好む人
• 法律や規則を読み込む地道な作業が苦手な人
• 年に一度の繁忙期に業務が集中することに抵抗がある人

• コーポレートガバナンス・法務の専門職へ
• IR(投資家向け広報)部門への異動も

• 株主総会の招集通知(株主に日時・議題を知らせる書類)の作成
• 取締役会の日程調整、議案書の準備、議事録の作成
• 登記関連書類の作成・法務局への提出補助(例: 役員が変わった際に必要な変更登記の書類を整える)
• 株主名簿の管理(株主の情報を正確に記録・更新する)
• 会社設立や増資などのタイミングでの臨時株主総会の準備

非上場企業では株主数が限られるため、株主総会の準備は上場企業ほど大掛かりではなく、招集通知の作成・発送も少人数向けにシンプルに進められます。取締役会は月1回程度のペースで開催されることが多く、議案書の準備や議事録作成にはWordが使われます。役員変更や増資があった際は、法務局に提出する変更登記書類の作成補助も担当し、株主名簿の更新など会社法で定められた記録管理を正確にこなす必要があります。総務や法務の他業務と兼任することが多く、機関運営の業務量自体はそれほど大きくないものの、法的な正確性を欠かせない緊張感があります。

• 誰かに教わりながら進める環境を好む人(相談相手が少ないことが多いため)
• 単調に感じられる書類作成業務が苦手な人
• 総務・法務以外の専門分野に集中したい人

• 上場準備(IPO)を目指す企業の機関運営専門職へ
• 法務部門への異動・転身も

• 社内規程・グループ会社共通ルールの新設・改定(例: 在宅勤務制度を新設する際に、対象範囲や申請方法をルール化する)
• コーポレートガバナンス報告書(証券取引所に提出する、会社の統治体制をまとめた書類)の作成補助
• 契約書・重要書類の管理体制の整備(例: どの契約書を誰がいつまで保管するかのルールを決める)
• 法改正に合わせた社内規程の見直し(例: 法律が変わった際に就業規則や各種規程を最新の内容に更新する)
• グループ会社への規程周知・運用状況の確認

コーポレートガバナンス報告書(証券取引所への提出書類)は年1回の更新が基本ですが、規程の新設・改定は法改正や社内制度の変更に応じて随時発生し、年間で数件〜十数件のペースになることもあります。規程文書の作成にはWord、関連部署への影響範囲の整理にはExcelが使われることが多く、1つの規程改定でも関係部署(人事・法務・経理等)との合意形成に数週間〜数ヶ月かかることがあります。グループ会社が多い企業では、改定した規程を各社に周知し、運用状況を確認するフォローアップも継続的な業務になります。

• スピード重視で、即断即決の仕事を好む人
• 法律や規程を読む地道な作業に苦手意識がある人
• グループ会社など多方面との調整を負担に感じる人

• 法務・コンプライアンス(法令遵守)部門の専門職へ
• グループ全体のガバナンス統括ポジションへ

• 就業規則・各種社内規程の新規作成や見直し(例: 有給休暇の取り方や経費精算のルールを文書化する)
• 契約書のひな形作成・管理(例: 取引先と交わす契約書のフォーマットを整え、締結済みの契約書をファイルで一元管理する)
• 稟議(社内で決裁を得るための申請)フローの整備・運用
• 社内文書・押印(社判)の管理ルール策定
• 会社が成長する中で必要になる新しい規程(在宅勤務規程など)の立案

就業規則や経費精算ルールなど、そもそも文書化されていない規程を一から作るところから始まることも多く、他社の規程例を参考にしながら自社の実態に合わせて文章を作り込みます。契約書のひな形作成・管理台帳にはExcelが使われることが多く、締結済み契約書をファイルやフォルダで一元管理するルールも自分で設計します。稟議フロー(誰が何を承認すればよいかの流れ)も未整備なことがあり、部署が増えるたびに現場の実態に合わせて見直しが必要になります。総務の他業務と兼任しながら、優先度の高い規程から順番に整備していくスタイルです。

• 整った制度やマニュアルの中で仕事を進めたい人
• 契約書や規程など、細かい文言のチェック作業が苦手な人
• 総務以外の専門分野に専念したい人

• 上場準備(IPO)企業の内部統制(不正やミスを防ぐための社内管理体制)担当へ
• 法務・コンプライアンス(法令遵守)職への転身も

• 福利厚生制度(健康診断、慶弔見舞金、社員食堂補助等)の企画・運用・見直し
• 周年イベントや表彰式などの全社イベントの企画・運営(例: 会場の手配、進行台本の作成、当日の司会進行の調整)
• 福利厚生代行サービス(外部業者が提供する割引特典等をまとめたサービス)の導入・運用
• 社員アンケートをもとにした制度改善(例: 利用率の低い制度を廃止し、要望の多い制度を新設する)
• 健康経営(社員の健康維持を経営課題として取り組む活動)関連の施策企画

周年イベントや表彰式のような全社イベントは、数ヶ月前から会場手配・進行台本の作成を進め、当日は数百人規模の参加者を想定した段取りを組みます。進行台本の作成にはWord、予算管理や社員アンケートの集計にはExcelが使われることが多く、限られた予算の中で外部業者(会場・ケータリング等)と交渉しながら費用を調整します。福利厚生制度の見直しでは、社員アンケートの結果を分析し、利用率の低い制度と要望の多い制度を突き合わせて改善案を作ります。人数規模が大きい分、一部の変更が全社的な反応を呼ぶため、社内周知のタイミングや伝え方にも気を配ります。

• 目立つイベントより、地道な事務処理を中心にしたい人
• 予算内でやりくりする制約に窮屈さを感じる人
• 当日の急なトラブル対応にストレスを感じやすい人

• 健康経営・人的資本経営(人材を資本として捉え、育成や活躍を経営戦略に組み込む考え方)の専門職へ
• 人事(HR)部門への異動も

• 慶弔対応(結婚・出産のお祝いや、不幸があった際の対応・手配)の窓口
• 社内懇親会・忘年会などのイベント幹事(会場手配、案内文の作成、当日の進行)
• 社内報やニュースレターの作成(例: 新入社員紹介や社内の出来事をまとめた記事を作り、社員向けに配布する)
• 簡易的な福利厚生制度(誕生日休暇、リフレッシュ休暇等)の運用・周知
• 社員からの働きやすさに関する相談対応

社内報やニュースレターは月1回〜四半期に1回程度のペースで作成することが多く、新入社員紹介や社内イベントのレポート記事を書き、写真を撮り、WordやPowerPointでレイアウトを組んで配布します。慶弔対応(お祝い事や不幸があった際の手配)は不定期に発生し、規定に沿ったお祝い金・香典の手配や贈り物の手配窓口を担います。社内懇親会の幹事も兼ねることが多く、会場探しから当日の進行、案内文の作成まで一人でこなすのが一般的です。専任の担当者がいない分、思いついた「社員のためになりそうなこと」を自分の裁量で企画・実行できる自由度があります。

• 一つの専門分野に集中して深めていきたい人
• 目に見えにくい「雰囲気づくり」の仕事にやりがいを感じにくい人
• 予算や人手が限られる中で工夫する状況にストレスを感じる人

• 大手企業の福利厚生・社内広報の専任職への転身も
• 総務全般を統括するマネージャー職へ